Principales características
Los programas para gestionar los documentos de una empresa permiten que:
- Los archivos vinculados a la plantilla laboral se almacenen en un mismo lugar.
- Se mantengan clasificados por empleado y tipo de documento de Recursos Humanos.
- Se encuentren localizados y sean fácilmente accesibles.
- Se reciban notificaciones de los nuevos archivos que algún empleado suba en su categoría.
¿Qué labores hace?
La labor más importante es la que afecta al empleado, que son quienes conforman la plantilla de la empresa. Así pues, el gestor documental gestiona labores relativas a los justificantes de trabajo, los documentos laborales, las nóminas de los empleados y las notas de gasto y tickets. De esta manera, con un software así se puede:
- Guardar los documentos de las bajas laborales y los justificantes médicos que correspondan.
- Gestionar contratos laborales, documentación personal de cada empleado, certificados...
- Subir las nóminas de los trabajadores, las cuales se envían automáticamente a la carpeta que tiene asignada cada empleado.
- Llevar un registro de los gastos en viajes y comidas, así como del resto de recibos y facturas de los empleados.
Sostenibilidad: Firma electrónica
Aparte de que permite ahorrar tiempo, también reduce costos y además, promueve el respeto medioambiental. Con la firma electrónica no es necesario recurrir al papel. Dicha firma digital se puede solicitar desde el mismo Gestor Documental de Sesame HR, tanto si se acaba de subir el documento en cuestión, como si el mismo se encuentra ya presente en la plataforma.
Ventajas:
- El gestor de documentos permite mantener la privacidad de los documentos laborales.
- El inicio de Sesión Única (Single Sign On) es el procedimiento que utiliza para asegurarse de la autenticidad de la persona que intenta acceder.
- El programa cuenta con distintos niveles de permisos, en función de si accede el administrador, el responsable de Recursos Humanos o el empleado.
- Fácil acceso desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, tableta, móvil...)
App móvil
El gestor documental cuenta con una versión móvil. La aplicación, una vez instalada, permite llevar a cabo las labores que de normal se administrarían por ordenador. Se puede subir, compartir y consultar todos los documentos internos de Recursos Humanos, encontrar cualquier documento; acceder al portal del empleado y visualizar la documentación laboral sin riesgo de que esta esté desactualizada. De hecho, la app se sincroniza automáticamente, con lo que los documentos y archivos se actualizan en tiempo real.
Funcionalidad del software
Gestión de empleados
- Reclutamiento: Automatiza las ofertas de trabajo, actualiza la información de vacantes en tiempo real, mantiene informado a todo el equipo involucrado en el proceso de contratación y permite conservar la información de aquellos candidatos que resultan más interesantes para futuras contrataciones.
- Creación de una base de datos personalizada según la empresa: se puede seleccionar los campos de información que se quiera de cada empleado, filtrar unos y otros datos por departamento, oficina... e incluso, exportar la información seleccionada en formatos PDF, CSV y Excel.
- Revisión y preparación de nueva nóminas está conectada con la funcionalidad de Expediente Digital, lo que hace que la información que se gestiona desde Expediente Digital se actualice automáticamente en las nóminas.
¿Por qué implementar un gestor documental?
Algunas de las razones por las que querrías implementar un software de gestión documental empresarial son las siguientes:
Ahorra tiempo y dinero
Al automatizar los procesos que, de otro modo, se llevarían a cabo de una forma más manual, los empleados no pierden tanto tiempo en procedimientos laboriosos, gestionando unos y otros documentos. Con el software se puede buscar el archivo o expediente en apenas unos segundos. Además, también permite crear workflows, de modo que las tareas se conecten entre sí y el flujo de trabajo sea mucho más continuado. Además, se ahorra en impresora, tinta, papel, espacio de almacenamiento (cajas, archivadores, carpetas, portafolios...).
Garantiza la seguridad de la empresa y sus empleados
El software está configurado bajo unos protocolos que permiten que la información se mantenga encriptada y protegida acorde a lo que establece la ley de protección de datos.
Trabajo colaborativo con otros softwares
Como se ha comentado antes, el software se integra con otros programas que permiten gestionar ciertas tareas simultáneamente a otras. Por ejemplo: en el caso de las nóminas, se cuenta con hojas de cálculos y bases de datos asociadas.
Minimiza errores profesionales
Como el volumen de la información se minimiza, que es más reducido, se disminuyen los riesgos de que se pierda documentación por error humano, deterioro, accidente, incendio, robo, etc.
Mantenimiento de la documentación a largo plazo
La información se puede mantener almacenada durante mucho más tiempo, además de estar localizable más fácilmente, pudiendo acceder así a archivos de hace incluso 5 años. Es una buena manera de cumplir con el plazo que se le exige a las empresas en lo que respecta al almacenamiento de la información de empledos y clientes.