Una reserva de veinte habitaciones puede parecer una excelente noticia para cualquier hotel. Supone ingresos asegurados, permite anticipar parte de la ocupación y facilita la planificación de personal y servicios. Pero su verdadero valor cambia mucho dependiendo de cuándo llegue ese grupo.
No es lo mismo recibir una petición para varias habitaciones durante una semana tranquila de noviembre que hacerlo para un fin de semana de Semana Santa, una fecha con fuerte movimiento turístico en Ponferrada o un periodo en el que la oferta de alojamiento en El Bierzo empieza a reducirse rápidamente.
En el primer caso, el grupo puede ayudar a ocupar habitaciones que quizá habrían quedado vacías. En el segundo, aceptar una tarifa negociada demasiado baja puede significar renunciar a reservas individuales que habrían generado más ingresos.
Por eso, antes de aceptar una petición de grupo, conviene mirar algo más que la cifra que aparece en el presupuesto.
Una reserva grande no siempre es la más rentable
Los grupos ofrecen algo especialmente atractivo para un hotel: certeza.
Cuando una parte importante de las habitaciones queda confirmada con semanas o meses de antelación, disminuye la incertidumbre sobre la ocupación futura. Esto puede ser especialmente valioso durante periodos tradicionalmente más tranquilos o en noches entre semana.
El problema aparece cuando esa seguridad se convierte en el único criterio.
Las tarifas de grupo suelen incluir algún tipo de descuento por volumen. Es lógico: el establecimiento recibe varias reservas de una sola vez y el cliente espera una ventaja a cambio. Pero cuanto mayor sea la demanda prevista para esas mismas fechas, mayor puede ser también el coste de ofrecer ese descuento.
Un grupo de veinte habitaciones a 120 euros puede parecer más atractivo que esperar a que lleguen reservas individuales de una en una. Sin embargo, si finalmente el mercado está dispuesto a pagar 160 o 170 euros, la comparación cambia.
La pregunta correcta no es únicamente cuánto ingresará el grupo, sino cuánto habría podido ingresar el hotel con esas mismas habitaciones si no las hubiera bloqueado.
El coste de oportunidad de bloquear habitaciones
Eso es precisamente lo que intenta medir el analisis de desplazamiento.
Imaginemos un hotel de 60 habitaciones que ya tiene 30 reservadas cuando recibe una solicitud para otras 20 a un precio de 120 euros por noche. A primera vista, son 2.400 euros adicionales asegurados y una ocupación que pasaría inmediatamente de 30 a 50 habitaciones.
Parece una decisión sencilla.
Pero supongamos que las previsiones indican que todavía podrían llegar otras 25 reservas individuales y que, dadas las condiciones del mercado, su tarifa media estaría alrededor de 170 euros.
Si se acepta el grupo, solo quedarán diez habitaciones disponibles. Quince de esas posibles reservas individuales no podrían alojarse.
A 170 euros cada una, representan 2.550 euros de ingresos potenciales.
Eso no significa automáticamente que el grupo deba rechazarse. La realidad es bastante más compleja. Quizá el grupo reserva durante varias noches, contrata desayunos y cenas o utiliza otros servicios. También existe la posibilidad de que esas 25 reservas individuales nunca lleguen.
El valor del análisis está precisamente ahí: comparar dos escenarios en lugar de asumir que cualquier volumen garantizado es necesariamente buen negocio.
La fecha puede cambiar completamente el valor del grupo
Para los hoteles de El Bierzo, la estacionalidad tiene mucho peso.
Ponferrada y otros puntos de la comarca pueden vivir periodos de fuerte actividad alrededor de Semana Santa, vacaciones, fines de semana de verano, celebraciones, eventos o determinadas etapas del Camino de Santiago. En otras fechas, la demanda puede ser considerablemente más moderada.
Un grupo que ayuda a llenar veinte habitaciones durante un martes tranquilo puede ser muy valioso. Ese mismo grupo solicitando únicamente viernes y sábado durante un periodo de alta demanda requiere un análisis mucho más cuidadoso.
También importa cuánto falta para la llegada.
Aceptar una gran reserva con nueve meses de antelación significa comprometer inventario cuando todavía sabemos relativamente poco sobre cómo evolucionará el mercado. A tres semanas de la fecha, el hotel dispone de mucha más información: sabe cómo está funcionando el ritmo de reservas, qué precios está consiguiendo y cuántas habitaciones siguen disponibles.
La antelación proporciona seguridad al grupo, pero también aumenta la incertidumbre para el hotel.
El valor del grupo no termina en la habitación
Comparar únicamente las tarifas también puede llevar a una conclusión equivocada.
Hay grupos que generan poco más que alojamiento. Otros pueden convertirse en clientes importantes para diferentes áreas del establecimiento.
Un grupo de empresa puede necesitar una sala de reuniones, cenas y desayunos. Una celebración puede generar consumo en restauración. Otros huéspedes necesitarán aparcamiento, servicios adicionales o varias noches consecutivas.
Ese gasto debe formar parte de la valoración.
Un precio por habitación inferior al que podría conseguirse individualmente puede seguir teniendo sentido si el grupo aporta suficiente negocio complementario.
La duración también importa. Una reserva que ocupa cuatro noches, incluyendo dos días de baja demanda, puede ser mucho más interesante que otra que concentra todo su volumen precisamente en las noches que el hotel tenía más facilidad para vender por separado.
No se trata de comparar únicamente “120 euros frente a 170”. Hay que comparar el valor total de ambas oportunidades.
Las condiciones del contrato también tienen un precio
Una propuesta atractiva puede dejar de serlo si las condiciones trasladan demasiado riesgo al establecimiento.
Por ejemplo, un grupo que bloquea una parte importante del inventario pero puede cancelar prácticamente hasta la fecha de llegada crea una situación delicada. Si finalmente reduce el número de habitaciones cuando faltan pocos días, el hotel puede encontrarse con una capacidad que ya no tiene tiempo de revender.
Los depósitos, las fechas límite para confirmar habitaciones y las condiciones de cancelación tienen, por tanto, un valor económico.
También conviene prestar atención a las cláusulas que permiten reducir progresivamente el número de habitaciones reservadas. Son habituales en determinadas reservas de grupo, pero cuanto más tarde se libere ese inventario, más difícil puede resultar recuperarlo mediante otros clientes.
Una tarifa algo más alta con unas condiciones débiles no siempre será mejor negocio que una ligeramente inferior con un compromiso mucho más firme.
Cuándo merece la pena negociar, o incluso decir que no
Rechazar veinte habitaciones puede resultar extraño cuando el objetivo diario de un hotel es precisamente vender habitaciones.
Sin embargo, en determinadas fechas puede ser la decisión correcta.
Si el grupo solicita únicamente las noches más fuertes, exige un descuento importante y no aporta apenas consumo adicional, el coste de oportunidad puede superar claramente la seguridad que proporciona la reserva.
Eso no obliga necesariamente a responder con un no definitivo.
Puede negociarse un precio diferente, reducir el número de habitaciones bloqueadas, ampliar la estancia hacia noches más débiles o acordar condiciones de cancelación más favorables para el establecimiento. También puede plantearse un gasto mínimo en determinados servicios cuando el grupo vaya a utilizar otras instalaciones.
La negociación puede convertir una reserva poco atractiva en una oportunidad que funcione para ambas partes.
No basta con saber cuántas habitaciones están ocupadas
Para tomar este tipo de decisiones, mirar únicamente la ocupación actual ofrece poca información.
Un hotel que está al 50 % para una fecha dentro de cuatro meses puede estar funcionando extraordinariamente bien si normalmente a esas alturas apenas alcanza el 25 %. Otro con la misma ocupación puede encontrarse muy por detrás de sus resultados habituales.
Lo que importa es entender cómo se está desarrollando la demanda.
El ritmo de reservas, la previsión de ocupación, las tarifas que el establecimiento está consiguiendo y los eventos previstos para esas fechas ayudan a valorar cuánto pueden llegar a valer las habitaciones que el grupo quiere bloquear.
Contar con un RMS hotel puede facilitar esa comparación al reunir información sobre demanda, disponibilidad y evolución de tarifas antes de tomar una decisión. Pero incluso con tecnología, sigue siendo necesario añadir algo que ningún sistema conoce tan bien como el propio establecimiento: el comportamiento particular de su mercado local.
Una buena reserva de grupo es la que encaja con el calendario
Los grupos pueden ser extraordinariamente valiosos para los hoteles de Ponferrada y El Bierzo. Pueden reforzar periodos débiles, dar estabilidad a la ocupación y generar ingresos adicionales mucho más allá de las habitaciones.
El error está en pensar que el tamaño de la reserva determina automáticamente su rentabilidad.
Veinte habitaciones vendidas no tienen el mismo valor durante una semana tranquila que durante uno de los fines de semana más demandados del año.
Antes de aceptar, merece la pena mirar lo que el grupo aporta, pero también lo que ocupa.
Porque en revenue management, a veces la decisión más rentable no consiste en aceptar la reserva más grande, sino en entender qué otras oportunidades podrían estar esperando detrás de esas mismas habitaciones.